Không bao giờ vay nợ
Dự án không bao giờ vay tiền và không bao giờ mắc nợ. Chỉ cam kết và chi tiêu số tiền đã huy động được: nguồn vốn đã chắc chắn hoặc khoản tài trợ đã thực nhận. Quy mô lễ hội điều chỉnh theo số tiền huy động được, không bao giờ ngược lại.
Ba quy tắc về tiền
- Không nhà tài trợ nào vượt quá 30% ngân sách năm.
- Chương trình độc lập với các nhà bảo trợ. Các khoản đóng góp từ 1.000 € trở lên được công bố (ngưỡng đề xuất).
Điều kiện khởi động
Dự án khởi động ngay khi vị trí điều hành dự án được tài trợ, cùng các chuyến đi trong giai đoạn xây dựng. Đây là khoản đầu tiên của ngân sách.
- Lương điều hành dự án: tối thiểu 1.500 € thực nhận mỗi tháng, hoặc mức tương đương tại địa phương, trong suốt giai đoạn xây dựng.
- Đi lại, chỗ ở và bảo hiểm y tế tại chỗ: được chi trả riêng, ngoài lương.
Mọi khoản tiền đều là ước tính: chúng sẽ được thay bằng báo giá trong chuyến công tác chuẩn bị.
Chuyến công tác chuẩn bị
Đợt thử nghiệm: ngân sách mẫu (khoảng 35 người, 4 ngày)
Ngân sách không phụ thuộc vào quốc gia nào cụ thể. Nó được nêu theo khoảng, bao quát những địa điểm và mức sống rất khác nhau.
Ba loại địa điểm
| Loại địa điểm | Tổng | Chỗ ở thường gặp | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|---|
| Khu thiên nhiên | ≈ 44.000–65.000 € | Trại, nhà nghỉ tập thể hoặc trung tâm lưu trú | Cần tính trước đường đi, cứu hộ và thời tiết; mùa thường ngắn. |
| Thị trấn nhỏ | ≈ 45.000–70.000 € | Nhà khách, hội trường của xã hoặc nhà văn hóa | Sức chứa chỗ ở hạn chế; đối tác địa phương là thiết yếu. |
| Thành phố cỡ vừa | ≈ 55.000–83.000 € | Khách sạn, hội trường có trang thiết bị, giao thông công cộng | Chỗ ở và an ninh đắt hơn; đi lại và tổ chức đơn giản hơn. |
Chênh lệch chủ yếu đến từ mức sống địa phương, thị thực và thuế lưu trú. An ninh được tính riêng, theo báo giá của một công ty địa phương được cấp phép, vì giá rất khác nhau giữa các quốc gia.
Đợt thử nghiệm chỉ dành cho khách mời: không bán vé. Kinh phí đến từ các nhà bảo trợ, các khoản trợ cấp và đóng góp hiện vật của đối tác.
Lễ hội (lễ hội công chúng đầu tiên)
Quy mô ước tính cho kỳ đầu 3 đến 4 ngày, đã gồm vị trí điều hành dự án, cho 300 đến 1.000 khách: 60.000 đến 150.000 €, tùy quốc gia. Sẽ được tính theo báo giá sau Đợt thử nghiệm. Để so sánh, tại Pháp, các lễ hội được Bộ Văn hóa hỗ trợ có ngân sách trung vị 100.000 € cho lượng khách trung vị 2.800 người (tổng kết 2024).
Quy tắc thận trọng
- Hợp đồng điều hành dự án bao gồm những tháng đã có kinh phí.
- An toàn là ưu tiên hàng đầu: sơ cứu, bảo hiểm, dự phòng.
- Nếu kinh phí đến muộn hơn dự kiến, ngày tổ chức được dời lại và mỗi nhà tài trợ chọn: giữ khoản đóng góp cho ngày mới hoặc được hoàn tiền.
Các mô hình tài trợ
- Bảo trợ và quyên góp, với một chương trình luôn độc lập.
- Trợ cấp công và hỗ trợ của cơ quan du lịch, thường thông qua một tổ chức địa phương.
- Các quỹ, thông qua một tổ chức đứng ra tổ chức.
- Hợp tác với trường đại học: dụng cụ, hướng dẫn, sinh viên.
- Doanh nghiệp: tài trợ, cho mượn dụng cụ, gian hàng.
- Nguồn thu riêng: vé trả tùy tâm, ẩm thực, bán dụng cụ, nguyên liệu và đồ vật văn hóa.
- Hỗ trợ hiện vật: cho mượn địa điểm, dụng cụ, tình nguyện viên.
Quản trị
Dự án được chuẩn bị với tư cách cá nhân. Cũng có thể được một tổ chức đối tác sẵn có tiếp nhận hoặc cùng dẫn dắt, mà không cần thành lập hiệp hội riêng.
Thặng dư được giữ lại cho dự án.